Peran Purchase Order dalam Bisnis
- Dokumentasi Resmi: Menjadi bukti tertulis atas permintaan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan.
- Kontrol Anggaran: Membantu perusahaan melacak dan mengontrol pengeluaran untuk pengadaan barang dan jasa.
- Referensi Pembayaran: Menjadi acuan dalam proses verifikasi invoice dan pembayaran kepada supplier.
- Dasar Hukum: Berfungsi sebagai dokumen yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual.
- Manajemen Inventori: Membantu dalam perencanaan dan pengelolaan stok barang.
- Audit Trail: Menyediakan jejak audit yang jelas untuk keperluan pemeriksaan keuangan.
Sejarah dan Perkembangan Purchase Order
Konsep Purchase Order telah ada sejak lama dalam praktik perdagangan. Pada awalnya, dokumen pemesanan dibuat secara manual menggunakan kertas rangkap yang dikirimkan melalui pos atau kurir. Seiring perkembangan teknologi, proses pembuatan dan pengiriman PO mengalami transformasi signifikan.
Di era digital saat ini, banyak perusahaan telah beralih menggunakan sistem elektronik atau e-procurement untuk mengelola proses Purchase Order. Sistem ini memungkinkan pembuatan, persetujuan, pengiriman, dan pelacakan PO dilakukan secara digital, sehingga lebih efisien, akurat, dan ramah lingkungan.
Perkembangan teknologi juga memungkinkan integrasi sistem Purchase Order dengan sistem lain seperti inventory management, accounting, dan enterprise resource planning (ERP). Integrasi ini menciptakan alur kerja yang lebih lancar dan memungkinkan analisis data yang lebih komprehensif untuk pengambilan keputusan bisnis.
Komponen Penting dalam Purchase Order
Sebuah Purchase Order yang lengkap dan efektif harus memuat berbagai informasi penting. Berikut adalah komponen-komponen utama yang umumnya terdapat dalam dokumen Purchase Order:
Informasi Identitas
Bagian ini mencakup identitas pembeli dan penjual, termasuk nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan informasi kontak person in charge (PIC). Informasi ini penting untuk memastikan dokumen dikirimkan kepada pihak yang tepat.
Informasi Transaksi
Komponen ini berisi detail transaksi seperti nomor PO, tanggal pembuatan, tanggal pengiriman yang diharapkan, metode pengiriman, syarat pembayaran, dan referensi dokumen terkait seperti nomor quotation atau kontrak.
Rincian Item
Bagian ini merupakan inti dari Purchase Order yang memuat daftar barang atau jasa yang dipesan, termasuk kode item, deskripsi, kuantitas, satuan ukuran, harga satuan, dan total harga per item.
Komponen Tambahan
Informasi Finansial
Mencakup subtotal, pajak (PPN), biaya pengiriman, diskon, dan total keseluruhan. Bagian ini memberikan gambaran jelas tentang nilai finansial dari transaksi yang dilakukan.
Syarat dan Ketentuan
Berisi ketentuan yang mengatur transaksi, seperti jangka waktu pembayaran, kebijakan pengembalian, garansi, denda keterlambatan, dan ketentuan lain yang disepakati oleh kedua belah pihak.
Manfaat bagi Pembeli
- Kontrol Pengeluaran: Membantu mengontrol dan melacak pengeluaran perusahaan untuk pengadaan barang dan jasa.
- Kejelasan Pesanan: Memberikan rincian jelas tentang barang/jasa yang dipesan, mengurangi risiko kesalahpahaman.
- Perencanaan Anggaran: Memudahkan perencanaan anggaran dan arus kas perusahaan.
- Verifikasi Invoice: Menjadi acuan untuk memverifikasi invoice dari supplier sebelum melakukan pembayaran.
- Jejak Audit: Menyediakan dokumentasi yang jelas untuk keperluan audit dan pelaporan keuangan.
- Efisiensi Proses: Menyederhanakan proses pengadaan dan mengurangi kesalahan administratif.
- Dasar Negosiasi: Dapat digunakan sebagai dasar negosiasi harga dan syarat dengan supplier.
Manfaat bagi Penjual
- Kepastian Pesanan: Memberikan konfirmasi resmi atas pesanan yang diterima dari pembeli.
- Kejelasan Spesifikasi: Memastikan pemahaman yang tepat tentang barang/jasa yang diminta oleh pembeli.
- Perencanaan Produksi: Membantu dalam perencanaan produksi dan pengadaan bahan baku.
- Dasar Penagihan: Menjadi dasar untuk pembuatan invoice dan penagihan kepada pembeli.
- Bukti Hukum: Berfungsi sebagai bukti hukum jika terjadi perselisihan dengan pembeli.
- Pelacakan Pesanan: Memudahkan pelacakan status pesanan dan pengiriman.
- Analisis Penjualan: Dapat digunakan untuk analisis pola pembelian dan perilaku pelanggan.
Tahapan Proses Purchase Order
-
Identifikasi Kebutuhan
Proses dimulai ketika departemen atau individu dalam perusahaan mengidentifikasi kebutuhan akan barang atau jasa tertentu. Kebutuhan ini kemudian diformulasikan dalam bentuk permintaan pembelian (purchase requisition).
-
Pembuatan Purchase Requisition
Purchase requisition adalah dokumen internal yang dibuat oleh departemen yang membutuhkan barang/jasa. Dokumen ini berisi detail barang/jasa yang dibutuhkan dan harus mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang sesuai dengan kebijakan perusahaan.
-
Pemilihan Supplier
Setelah purchase requisition disetujui, departemen purchasing akan memilih supplier yang sesuai. Proses ini dapat melibatkan permintaan quotation, perbandingan harga, dan evaluasi supplier berdasarkan kriteria tertentu.
-
Pembuatan Purchase Order
Berdasarkan purchase requisition dan hasil pemilihan supplier, departemen purchasing membuat Purchase Order yang mencakup semua informasi penting seperti identitas pembeli dan penjual, detail barang/jasa, harga, syarat pembayaran, dan ketentuan lainnya.
-
Persetujuan Purchase Order
Sebelum dikirim ke supplier, Purchase Order harus mendapatkan persetujuan dari pihak berwenang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Proses persetujuan ini dapat melibatkan beberapa tingkatan manajemen tergantung pada nilai transaksi.
-
Pengiriman Purchase Order
Setelah disetujui, Purchase Order dikirimkan kepada supplier melalui email, fax, atau sistem e-procurement. Beberapa perusahaan juga mengirimkan salinan fisik untuk dokumentasi.
-
Konfirmasi Pesanan
Supplier akan mereview Purchase Order dan memberikan konfirmasi penerimaan. Jika setuju dengan semua ketentuan, supplier akan mengirimkan order confirmation. Jika ada perubahan, supplier dapat mengajukan revisi untuk disetujui oleh pembeli.
-
Penerimaan Barang/Jasa
Ketika barang diterima atau jasa dilaksanakan, departemen penerima akan melakukan verifikasi kesesuaian dengan Purchase Order. Hasil verifikasi dicatat dalam dokumen goods receipt atau service acceptance.
-
Pencocokan Invoice
Invoice yang diterima dari supplier akan dicocokkan dengan Purchase Order dan dokumen penerimaan barang/jasa (three-way matching). Proses ini memastikan bahwa pembayaran dilakukan hanya untuk barang/jasa yang benar-benar dipesan dan diterima.
-
Pembayaran
Setelah proses pencocokan selesai dan tidak ada perbedaan, departemen keuangan akan memproses pembayaran sesuai dengan syarat pembayaran yang tercantum dalam Purchase Order.
| Tahapan | Departemen Penanggung Jawab | Dokumen Terkait |
| Identifikasi Kebutuhan | Departemen Pengguna | Formulir Permintaan Internal |
| Pembuatan Purchase Requisition | Departemen Pengguna | Purchase Requisition Form |
| Pemilihan Supplier | Departemen Purchasing | Request for Quotation, Vendor Evaluation |
| Pembuatan Purchase Order | Departemen Purchasing | Purchase Order Form |
| Penerimaan Barang/Jasa | Departemen Gudang/Pengguna | Goods Receipt Note, Service Acceptance |
| Pencocokan Invoice | Departemen Accounting | Invoice, Goods Receipt, Purchase Order |
| Pembayaran | Departemen Finance | Payment Voucher, Bank Transfer |
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Purchase Order dan Invoice adalah dua dokumen penting dalam siklus pengadaan, namun keduanya memiliki perbedaan mendasar dalam hal tujuan, waktu pembuatan, dan pihak yang menerbitkan. Memahami perbedaan ini penting untuk mengelola proses pengadaan dengan efektif.
Karakteristik Utama
Purchase Order
- Diterbitkan oleh: Pembeli (buyer)
- Waktu penerbitan: Sebelum pengiriman barang/jasa
- Tujuan: Memesan barang/jasa dari supplier
- Sifat: Permintaan atau komitmen untuk membeli
- Isi utama: Detail barang/jasa yang dipesan
Invoice
- Diterbitkan oleh: Penjual (seller/supplier)
- Waktu penerbitan: Setelah pengiriman barang/jasa
- Tujuan: Meminta pembayaran dari pembeli
- Sifat: Tagihan atau permintaan pembayaran
- Isi utama: Detail barang/jasa yang telah dikirim
Perbandingan Detil
| Aspek | Purchase Order | Invoice |
| Penerbit | Diterbitkan oleh pembeli kepada penjual | Diterbitkan oleh penjual kepada pembeli |
| Waktu Penerbitan | Sebelum pengiriman barang/jasa | Setelah pengiriman barang/jasa |
| Fungsi Utama | Memesan barang/jasa dari supplier | Meminta pembayaran untuk barang/jasa yang telah dikirim |
| Status Hukum | Kontrak yang mengikat ketika disetujui oleh supplier | Dokumen penagihan yang menunjukkan hutang pembeli |
| Nomor Referensi | Nomor PO (diberikan oleh pembeli) | Nomor Invoice (diberikan oleh penjual) |
| Informasi Pembayaran | Syarat pembayaran (terms of payment) | Detail pembayaran dan tanggal jatuh tempo |
| Dalam Siklus Akuntansi | Komitmen atau kewajiban potensial | Hutang yang harus dibayar (accounts payable) |
Penting: Meskipun Purchase Order dan Invoice memiliki perbedaan, keduanya harus memiliki kesesuaian dalam hal detail barang/jasa, kuantitas, dan harga. Proses pencocokan (matching) antara PO, dokumen penerimaan, dan invoice merupakan kontrol internal yang penting untuk memastikan integritas proses pengadaan.
Contoh Format Purchase Order
Format Purchase Order dapat bervariasi antar perusahaan, namun umumnya memiliki struktur dan komponen dasar yang sama. Berikut adalah contoh format Purchase Order yang umum digunakan:
Struktur Dasar Purchase Order
Bagian Header
- Logo dan Nama Perusahaan Pembeli
- Judul “PURCHASE ORDER” atau “PO”
- Nomor PO: Nomor unik untuk identifikasi dokumen
- Tanggal Pembuatan: Tanggal PO dibuat
- Informasi Pembeli: Nama, alamat, telepon, email
- Informasi Supplier: Nama, alamat, telepon, email
- Alamat Pengiriman: Lokasi tujuan pengiriman barang
- Alamat Penagihan: Alamat untuk pengiriman invoice
Bagian Detail dan Footer
- Tabel Item: Daftar barang/jasa yang dipesan
- Informasi Finansial: Subtotal, pajak, total
- Syarat Pembayaran: Misalnya Net 30, COD
- Instruksi Pengiriman: Metode, tanggal pengiriman
- Syarat dan Ketentuan: Ketentuan yang berlaku
- Tanda Tangan: Pihak yang menyetujui PO
- Catatan Tambahan: Informasi tambahan jika ada
Contoh Tabel Item dalam Purchase Order
| No. | Kode Item | Deskripsi | Kuantitas | Satuan | Harga Satuan (Rp) | Total (Rp) |
| 1 | LP-001 | Laptop Asus ZenBook 14 | 5 | Unit | 15.000.000 | 75.000.000 |
| 2 | PR-002 | Printer HP LaserJet Pro | 3 | Unit | 4.500.000 | 13.500.000 |
| 3 | SW-003 | Software Microsoft Office 365 | 10 | Lisensi | 1.800.000 | 18.000.000 |
| 4 | FN-004 | Meja Kerja Ergonomis | 8 | Unit | 2.500.000 | 20.000.000 |
| 5 | AC-005 | Kursi Kantor Premium | 8 | Unit | 1.800.000 | 14.400.000 |
Informasi Finansial
- Subtotal: Rp 140.900.000
- PPN (11%): Rp 15.499.000
- Biaya Pengiriman: Rp 2.000.000
- Total: Rp 158.399.000
Syarat dan Ketentuan
- Syarat Pembayaran: Net 30 hari
- Metode Pengiriman: Ekspedisi darat
- Tanggal Pengiriman: 15 Juli 2023
- Garansi: Sesuai ketentuan produsen
Tips Membuat dan Mengelola Purchase Order yang Efektif
Pembuatan dan pengelolaan Purchase Order yang efektif dapat meningkatkan efisiensi proses pengadaan dan mengurangi risiko kesalahan. Berikut adalah beberapa tips yang dapat diterapkan:
Tips untuk Pembuatan Purchase Order
- Gunakan Sistem Penomoran yang Konsisten: Terapkan sistem penomoran PO yang konsisten dan unik untuk memudahkan pelacakan dan referensi.
- Berikan Detail yang Lengkap: Pastikan semua informasi penting tercantum dengan jelas, termasuk spesifikasi produk, kuantitas, harga, dan syarat pengiriman.
- Gunakan Bahasa yang Jelas: Hindari ambiguitas dengan menggunakan bahasa yang jelas dan spesifik dalam deskripsi barang/jasa.
- Sertakan Referensi Terkait: Cantumkan referensi dokumen terkait seperti nomor quotation atau kontrak untuk memudahkan pelacakan.
- Terapkan Standar Format: Gunakan format standar untuk semua Purchase Order dalam perusahaan untuk konsistensi dan profesionalisme.
- Verifikasi Sebelum Pengiriman: Periksa kembali semua detail PO sebelum dikirim ke supplier untuk menghindari kesalahan.
- Dokumentasikan Perubahan: Jika ada perubahan pada PO, dokumentasikan dengan baik dan terbitkan revisi PO jika diperlukan.
- Simpan Salinan: Simpan salinan PO yang telah dikirim untuk keperluan dokumentasi dan referensi di masa mendatang.
Tips untuk Pengelolaan Purchase Order
-
Implementasikan Sistem Otomatisasi
Gunakan software atau sistem e-procurement untuk mengotomatisasi proses pembuatan, persetujuan, dan pengiriman PO. Sistem ini dapat mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses, dan meningkatkan visibilitas.
-
Tetapkan Alur Persetujuan yang Jelas
Definisikan dengan jelas alur persetujuan PO berdasarkan nilai transaksi dan jenis pembelian. Pastikan semua pihak terkait memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam proses persetujuan.
-
Lakukan Monitoring dan Evaluasi
Pantau status PO secara berkala dan evaluasi kinerja proses pengadaan. Identifikasi bottleneck atau area yang perlu perbaikan dan lakukan penyesuaian yang diperlukan.
-
Integrasikan dengan Sistem Lain
Integrasikan sistem PO dengan sistem lain seperti inventory management, accounting, dan ERP untuk menciptakan alur kerja yang lebih lancar dan mengurangi duplikasi data.
-
Lakukan Audit Berkala
Lakukan audit berkala terhadap proses PO untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur perusahaan serta mengidentifikasi potensi perbaikan.
“Purchase Order yang dikelola dengan baik bukan hanya alat untuk memesan barang, tetapi juga instrumen kontrol yang efektif untuk memastikan penggunaan sumber daya perusahaan secara optimal.”
Kesimpulan
Purchase Order merupakan dokumen penting dalam proses pengadaan barang dan jasa yang berfungsi sebagai permintaan resmi dari pembeli kepada penjual. Dokumen ini tidak hanya memfasilitasi transaksi bisnis, tetapi juga menyediakan kontrol, transparansi, dan dasar hukum yang jelas bagi kedua belah pihak.
Dengan memahami komponen, proses, dan praktik terbaik dalam pembuatan dan pengelolaan Purchase Order, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pengadaan, mengurangi risiko kesalahpahaman, dan membangun hubungan bisnis yang lebih baik dengan supplier. Implementasi sistem yang efektif dan standar yang konsisten dalam pengelolaan PO akan memberikan manfaat signifikan bagi efisiensi operasional dan kontrol keuangan perusahaan.
Apakah Purchase Order bersifat mengikat secara hukum?
Ya, Purchase Order dapat bersifat mengikat secara hukum ketika diterima dan disetujui oleh supplier. Pada saat itu, PO menjadi kontrak antara pembeli dan penjual yang mengatur hak dan kewajiban kedua belah pihak.
Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa semua informasi dalam PO akurat dan syarat ketentuan dinyatakan dengan jelas untuk menghindari perselisihan di kemudian hari.
Bagaimana cara membatalkan atau mengubah Purchase Order yang sudah dikirim?
Untuk membatalkan atau mengubah Purchase Order yang sudah dikirim, langkah-langkah berikut dapat diikuti:
- Segera hubungi supplier untuk memberitahukan tentang pembatalan atau perubahan.
- Kirimkan dokumen pembatalan PO atau revisi PO secara resmi.
- Pastikan untuk mendapatkan konfirmasi dari supplier bahwa pembatalan atau perubahan telah diterima dan disetujui.
- Dokumentasikan semua komunikasi terkait pembatalan atau perubahan untuk referensi di masa mendatang.
Apa perbedaan antara Purchase Order dan Purchase Requisition?
Purchase Requisition adalah dokumen internal yang dibuat oleh departemen atau individu dalam perusahaan untuk meminta pembelian barang atau jasa. Dokumen ini dikirimkan ke departemen purchasing untuk diproses. Sementara Purchase Order adalah dokumen eksternal yang dibuat oleh departemen purchasing berdasarkan purchase requisition yang telah disetujui.
PO dikirimkan kepada supplier sebagai permintaan resmi untuk pembelian barang atau jasa. Jadi, purchase requisition adalah langkah awal dalam proses internal, sedangkan purchase order adalah dokumen resmi yang dikirimkan kepada pihak eksternal (supplier).
Berapa lama umumnya Purchase Order berlaku?
Masa berlaku Purchase Order biasanya tergantung pada kebijakan perusahaan dan kesepakatan dengan supplier. Umumnya, PO berlaku hingga barang atau jasa yang dipesan telah diterima dan transaksi selesai.
Namun, beberapa perusahaan menetapkan batas waktu tertentu, misalnya 30, 60, atau 90 hari sejak tanggal penerbitan. Jika dalam jangka waktu tersebut supplier belum memenuhi pesanan, PO dapat dianggap kedaluwarsa dan perlu diperbaharui.
Untuk menghindari kebingungan, disarankan untuk mencantumkan masa berlaku PO secara eksplisit dalam dokumen.
Apakah setiap pembelian harus menggunakan Purchase Order?
Tidak semua pembelian harus menggunakan Purchase Order. Banyak perusahaan menetapkan kebijakan yang mengharuskan penggunaan PO hanya untuk pembelian di atas nilai tertentu atau untuk kategori barang/jasa tertentu.
Pembelian kecil atau rutin seperti kebutuhan kantor sehari-hari mungkin dapat dilakukan dengan metode lain seperti petty cash atau corporate card. Namun, untuk pembelian yang signifikan atau strategis, penggunaan PO sangat direkomendasikan karena memberikan kontrol, transparansi, dan dokumentasi yang lebih baik.
